Software de faturação certificado pela AT: o que o seu negócio precisa

Em Portugal não se passa uma fatura como se quer. A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) tem regras claras sobre como os documentos de venda devem ser emitidos — e, na maioria dos casos, isso implica usar software de faturação certificado. Para quem tem um negócio, e em especial uma loja online, perceber estas regras evita coimas e dores de cabeça. Vamos explicar o que precisas de saber, em linguagem simples.

Nota: este artigo é informativo e não substitui aconselhamento de um contabilista certificado. As obrigações exatas dependem do teu volume de faturação e da natureza da atividade. Confirma sempre com o teu contabilista.

O que é software de faturação certificado pela AT

É um programa de emissão de faturas que foi aprovado e certificado pela Autoridade Tributária. A certificação garante que o software cumpre regras técnicas que impedem a manipulação dos documentos — por exemplo, que uma fatura não pode ser apagada ou alterada depois de emitida, e que cada documento leva uma assinatura digital e um código único.

Na prática, um software certificado:

• Emite faturas, faturas-recibo e outros documentos conforme a lei.
• Gera o ficheiro SAF-T (PT), que reporta os dados à AT.
• Comunica os documentos ao e-Fatura.
• Mantém a integridade e a sequência dos documentos.

Quem é obrigado a usar software certificado

A regra geral: empresas e profissionais acima de um determinado limiar de volume de negócios anual são obrigados a usar software de faturação certificado. Há, no entanto, exceções e limiares específicos — por exemplo, quem fatura abaixo de certo valor pode, em alguns casos, emitir através do Portal das Finanças ou de outros meios autorizados.

Como os limiares e as exceções são revistos periodicamente, não te fies em valores de cor: confirma a tua situação concreta no Portal das Finanças ou com o teu contabilista. O importante é perceber que, para a maioria dos negócios com alguma dimensão, o software certificado não é opcional.

E se eu tiver uma loja online?

Aqui está um ponto crítico que muita gente ignora ao montar uma loja: a tua loja online tem de conseguir emitir faturas conforme as regras da AT. Não basta processar pagamentos — cada venda precisa do documento fiscal certo.

Há duas abordagens comuns:

1. A plataforma de loja, com um módulo certificado, emite as faturas diretamente.
2. A loja integra com um software de faturação certificado externo (como os que muitas PME já usam para a contabilidade), enviando-lhe os dados de cada venda.

Tratamos especificamente do caso do e-commerce em Faturação certificada e a sua loja online: o que diz a AT e da parte técnica da ligação em Como integrar a sua loja com um sistema de faturação/ERP.

O que olhar ao escolher um software

Se vais escolher (ou trocar de) software de faturação, repara em:

• Certificação AT válida. É o requisito de base — confirma que está na lista de software certificado da AT.
• Comunicação automática ao e-Fatura e geração do SAF-T.
• Integração com a tua loja ou site, se vendes online. É isto que evita ter de copiar faturas à mão.
• Gestão de IVA, incluindo as diferentes taxas e regimes — ver IVA no e-commerce em Portugal.
• Multimoeda e vendas para a UE, se aplicável ao teu caso.
• Facilidade de uso e suporte em português.
• Compatibilidade com o teu contabilista, para a partilha de dados ser simples.

Existem várias soluções portuguesas conhecidas e certificadas no mercado; o teu contabilista costuma ter preferências fundamentadas na experiência. Vale a pena ouvi-lo antes de decidir.

NIF, NIPC e os dados nas faturas

As faturas em Portugal exigem dados específicos: o teu NIF (particular) ou NIPC (empresa), os dados do cliente quando aplicável, a discriminação do IVA, a data e a numeração sequencial, entre outros. O software certificado garante que tudo isto sai correto — outra razão para não improvisar com documentos feitos à mão ou em folhas de cálculo.

Em resumo

Em Portugal, faturar é uma matéria regulada pela AT e, na maioria dos negócios, exige software certificado que comunica ao e-Fatura e gera o SAF-T. Se tens uma loja online, garante desde o início que ela consegue emitir faturas conformes — diretamente ou por integração. E, em caso de dúvida, fala com o teu contabilista: é o investimento mais barato que podes fazer para dormir descansado.

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Lê também:

• Faturação certificada e a sua loja online: o que diz a AT
• Como integrar a sua loja com um sistema de faturação/ERP
• IVA no e-commerce em Portugal

Fontes

• Portal das Finanças — Autoridade Tributária e Aduaneira
• Portal das Finanças — Apoio ao contribuinte
• e-Fatura