Software de faturação certificado pela AT: o que o teu negócio precisa

Em Portugal não se passa uma fatura como se quer. A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) tem regras claras sobre como os documentos de venda devem ser emitidos, e, na maioria dos casos, isso implica usar software de faturação certificado. Para quem tem um negócio, e em especial uma loja online, perceber estas regras evita coimas e dores de cabeça. Vamos explicar o que precisas de saber, em linguagem simples.

Nota: este artigo é informativo e não substitui aconselhamento de um contabilista certificado. As obrigações exatas dependem do teu volume de faturação e da natureza da atividade. Confirma sempre com o teu contabilista.

O que é software de faturação certificado pela AT

É um programa de emissão de faturas que foi aprovado e certificado pela Autoridade Tributária. A certificação garante que o software cumpre regras técnicas que impedem a manipulação dos documentos, por exemplo, que uma fatura não pode ser apagada ou alterada depois de emitida, e que cada documento leva uma assinatura digital e um código único.

Na prática, um software certificado:

• Emite faturas, faturas-recibo e outros documentos conforme a lei.
• Gera o ficheiro SAF-T (PT), que reporta os dados à AT.
• Comunica os documentos ao e-Fatura.
• Mantém a integridade e a sequência dos documentos.

Quem é obrigado a usar software certificado

A regra geral: empresas e profissionais acima de um determinado limiar de volume de negócios anual são obrigados a usar software de faturação certificado. Há, no entanto, exceções e limiares específicos, por exemplo, quem fatura abaixo de certo valor pode, em alguns casos, emitir através do Portal das Finanças ou de outros meios autorizados.

Como os limiares e as exceções são revistos periodicamente, não te fies em valores de cor: confirma a tua situação concreta no Portal das Finanças ou com o teu contabilista. O importante é perceber que, para a maioria dos negócios com alguma dimensão, o software certificado não é opcional.

E se eu tiver uma loja online?

Aqui está um ponto crítico que muita gente ignora ao montar uma loja: a tua loja online tem de conseguir emitir faturas conforme as regras da AT. Não basta processar pagamentos, cada venda precisa do documento fiscal certo.

Há duas abordagens comuns:

1. A plataforma de loja, com um módulo certificado, emite as faturas diretamente.
2. A loja integra com um software de faturação certificado externo (como os que muitas PME já usam para a contabilidade), enviando-lhe os dados de cada venda.

Tratamos especificamente do caso do e-commerce em Faturação certificada e a tua loja online: o que diz a AT e da parte técnica da ligação em Como integrar a tua loja com um sistema de faturação/ERP.

O que olhar ao escolher um software

Se vais escolher (ou trocar de) software de faturação, repara em:

• Certificação AT válida. É o requisito de base, confirma que está na lista de software certificado da AT.
• Comunicação automática ao e-Fatura e geração do SAF-T.
• Integração com a tua loja ou site, se vendes online. É isto que evita ter de copiar faturas à mão.
• Gestão de IVA, incluindo as diferentes taxas e regimes, ver IVA no e-commerce em Portugal.
• Multimoeda e vendas para a UE, se aplicável ao teu caso.
• Facilidade de uso e suporte em português.
• Compatibilidade com o teu contabilista, para a partilha de dados ser simples.

Existem várias soluções portuguesas conhecidas e certificadas no mercado; o teu contabilista costuma ter preferências fundamentadas na experiência. Vale a pena ouvi-lo antes de decidir.

NIF, NIPC e os dados nas faturas

As faturas em Portugal exigem dados específicos: o teu NIF (particular) ou NIPC (empresa), os dados do cliente quando aplicável, a discriminação do IVA, a data e a numeração sequencial, entre outros. O software certificado garante que tudo isto sai correto, outra razão para não improvisar com documentos feitos à mão ou em folhas de cálculo.

Em resumo

Em Portugal, faturar é uma matéria regulada pela AT e, na maioria dos negócios, exige software certificado que comunica ao e-Fatura e gera o SAF-T. Se tens uma loja online, garante desde o início que ela consegue emitir faturas conformes, diretamente ou por integração. E, em caso de dúvida, fala com o teu contabilista: é o investimento mais barato que podes fazer para dormir descansado.

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Lê também:

• Faturação certificada e a tua loja online: o que diz a AT
• Como integrar a tua loja com um sistema de faturação/ERP
• IVA no e-commerce em Portugal

Fontes

• Portal das Finanças, Autoridade Tributária e Aduaneira
• Portal das Finanças, Apoio ao contribuinte
• e-Fatura