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Faturação certificada e a sua loja online: o que diz a AT

Faturação certificada e a sua loja online: o que diz a AT

Vender online em Portugal não é só pôr produtos numa loja e receber pagamentos. Há uma parte menos glamorosa, mas absolutamente obrigatória: a faturação. E aqui Portugal tem regras próprias e exigentes, definidas pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), que muitos lojistas só descobrem quando já estão a vender — por vezes, da pior maneira.

Este artigo explica, sem jargão fiscal, o que a sua loja online precisa de cumprir em matéria de faturação. Não substitui o conselho do seu contabilista — substitui a confusão que costuma existir antes de falar com ele.

Nota: este artigo é informativo. Para a sua situação concreta, confirme sempre com um contabilista certificado e com a Autoridade Tributária.

Software de faturação certificado: a regra de base

Em Portugal, quem fatura acima de certos limites tem de usar software de faturação certificado pela AT. Não é uma sugestão — é obrigatório. Emitir faturas num documento de texto ou numa folha de cálculo qualquer não cumpre a lei.

Software certificado é software que a AT aprovou e ao qual atribuiu um número de certificado. Esse software:

  • Numera as faturas de forma sequencial e inviolável.
  • Inclui dados obrigatórios em cada documento.
  • Gera o ficheiro SAF-T (PT), que reporta a contabilidade à AT.

Para a sua loja online, isto significa que o sistema que emite as faturas tem de ser certificado — ou tem de estar ligado a um que o seja.

O que tem de constar numa fatura

Cada venda gera uma fatura com elementos obrigatórios. Em traços gerais:

  • Identificação do vendedor: nome/designação, morada e NIF/NIPC.
  • Identificação do cliente: com o NIF quando o cliente o pede (e obrigatório acima de certos valores).
  • Descrição dos bens ou serviços.
  • Valor, taxa de IVA aplicada e total.
  • Data e numeração sequencial.

O cliente português está habituado a pedir fatura com o seu número de contribuinte para efeitos do e-Fatura. A sua loja tem de conseguir emiti-la corretamente, com ou sem NIF, conforme o caso.

E-Fatura e a comunicação à AT

As faturas emitidas têm de ser comunicadas à AT. O software certificado trata disto, normalmente através do envio do SAF-T ou por comunicação direta. É o que alimenta o portal e-Fatura, onde os consumidores conferem as suas faturas e despesas.

Para si, lojista, o importante é garantir que esta comunicação acontece de forma automática e dentro dos prazos — algo que um sistema bem montado faz sem que tenha de pensar nisso.

IVA: a parte que mais confunde

A maioria das vendas em Portugal continental leva IVA à taxa aplicável ao tipo de produto. As taxas variam conforme a categoria do bem ou serviço, e há regimes especiais (isenção, regime de pequenos sujeitos passivos, etc.) que dependem do seu volume de negócios e atividade.

Se vende para outros países da União Europeia, entra em cena o regime OSS (balcão único), que muda a forma de cobrar e declarar o IVA. É um tema por si só — tratamo-lo no artigo sobre IVA no e-commerce em Portugal.

A regra prática: defina com o seu contabilista que taxas se aplicam aos seus produtos e configure-as corretamente na loja desde o início. Corrigir IVA mal cobrado depois de centenas de vendas é uma dor de cabeça.

Como tudo isto se encaixa numa loja online

Há, na prática, duas formas de cumprir as obrigações de faturação numa loja online:

  1. A loja integra-se com um software de faturação certificado. A venda é feita na loja e a fatura é emitida automaticamente num sistema certificado (como Moloni, InvoiceXpress, Vendus, entre outros). É a abordagem mais comum e robusta. Detalhamos isto no guia Como integrar a sua loja com um sistema de faturação/ERP.
  2. A plataforma da loja é, ela própria, certificada. Menos comum, mas existe em algumas soluções pensadas para Portugal.

A pior opção — e infelizmente vista com frequência — é vender online e depois emitir faturas à mão noutro sistema, sem ligação. Funciona com poucas vendas; torna-se um caos (e um risco) com volume.

Custos a contar

Software de faturação certificado tem, normalmente, um custo mensal ou anual, que depende do número de documentos e funcionalidades. É um custo recorrente legítimo de ter uma loja, a juntar ao alojamento, domínio e comissões de pagamento. Falamos do conjunto destes custos no guia Quanto custa uma loja online em Portugal.

Resumo: a checklist mínima

  • Usar software de faturação certificado pela AT (ou loja integrada com um).
  • Emitir faturas com todos os dados obrigatórios e NIF quando pedido.
  • Comunicar as faturas à AT (e-Fatura / SAF-T) dentro dos prazos.
  • Configurar corretamente as taxas de IVA dos produtos.
  • Confirmar tudo com o seu contabilista — em especial se vende para a UE.

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Fontes

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